CHARTE DE FONCTIONNEMENT

 

Ce document s’adresse à tous, bénévoles et usagers. Il a été défini et validé par les membres de la collégiale. Il est opposable et évolutif, et complète le règlement intérieur défini par l’association L’Arche Le Sénevé.

 

LES ACTEURS DU CAFÉ

 

	BÉNÉVOLES Ils.elles forment le COLLECTIF et participent à la vie associative en donnant de leur temps et énergie sans percevoir de rémunération en espèces ou en nature.			USAGERS Ils.elles fréquentent le lieu.
	Membres de la COLLÉGIALE assurent la coordination et l’accompagnement des bénévoles.	PERMANENT.E.S assurent l’ouverture, l’accueil et la tenue du  café.	ADHÉRENT.E.S et INTERVENANTS BÉNÉVOLES participent à la vie de l’association.	ADHÉRENT.E.S USAGERS	VISITEUR.EUSE.S
Nombre de personnes	10-12	Toutes personnes ayant été formées à la tenue du café	illimité	illimité	illimité
Durée engagement	2 ans minimum renouvelable 1 fois	1 an  minimum renouvelable	pas d’engagement	Ils.elles participent aux activités.   Les personnes majeures peuvent consommer de l’alcool.	Ils.elles ne participent pas aux ateliers.   Les personnes majeures ne peuvent pas consommer de l’alcool.
Participation réunions	mensuelle*	intégration + trimestrielle	assemblée générale annuelle
Participation commissions	1 commission minimum	libre	libre
Permanence	mensuelle responsable clés/caisse	mensuelle	non

 

Les rôles se cumulent : un.e « membre de la collégiale » est aussi « permanent.e» ; un.e « permanent.e » est aussi « adhérent.e bénévole ».

 

Les adhérent·e.s paient une adhésion annuelle de 5€ minimum. Elle ne peut être remboursée. 

Les intervenants extérieurs non assurés doivent cotiser à l’association. Il n’y a pas de dédommagement, 1 boisson non alcoolisée est offerte lors de l'atelier.

Pour les artistes musiciens-groupes-spectacles : nous proposons de faire passer un "chapeau". Il est laissé au choix des artistes de garder le chapeau ou de faire un don au Chapati. Le Chapati leur offre l’adhésion + 1 verre au choix et 1 encas.

Les frais engagés par les bénévoles pour l’association, dans la mesure où leur utilisation est justifiée et a fait l’objet d’une entente préalable avec la collégiale, seront remboursés sur présentation d’une facture. Les demandes de remboursements sont à faire dans un délai de 30 jours et impérativement avant la fin de l’année civile.

 

Être membre de la Collégiale

Les entrées-sorties s’annoncent idéalement 3 mois avant l’AG.

Entrée : Un des membres de la Collégiale fait la proposition d’inclure un nouveau membre, qui est actif au Chapati depuis 4 mois minimum. L’admission est validée par consentement de la Collégiale et officielle lors de l’AG suivante. Dans l'intervalle, le nouveau membre participe aux réunions et son avis est consultatif. 

Sortie : Lors de l’AG, 1/4 des membres sont sortants et non prioritaires pour entrer.

La liste des membres de la collégiale et leurs coordonnées est affichée dans le local.

Est désigné.e parmi les membres de la collégiale, un·e ou usieurs mandataires financier·ères qui ont pouvoir sur les comptes de l’association.

Est également désigné.e un·e ou plusieurs mandataires administratif·ve·s qui ont droit de signature.

* La présence d’un membre minimum par commission est nécessaire pour les réunions mensuelles de la collégiale. 

 

Être permanent.e

Entrée : 2 réunions d’intégration par an sont prévues. Elles permettent d’arriver/partir et se retrouver/échanger. 

*Situation exceptionnelle pour personne ayant une disponibilité importante sur un temps minimum de 4 mois : Tuilage sur un créneau d’un membre de la commission des permanences.

Sortie : Idéalement annoncée 2 mois en amont des réunions d’intégration par un mail aux membres de la commission des permanences.

 

LES COMMISSIONS

Les commissions regroupent 3 à 4 bénévoles, dont deux membres minimum de la collégiale, qui en sont les référent.e.s.

Elles sont au nombre de 4. Chacune laisse traces de son organisation et fonctionnement. 

Après validation en collégiale du montant des enveloppes financières pour les commissions, chacune est autonome dans ses dépenses.

• La commission « Admin & Pépètes » veille à l’équilibre et à la transparence de la situation financière de l’association et au respect des procédures administratives.

L’ensemble des bénéfices est investi dans la gestion et les projets du café associatif.

Principales missions : budget prévisionnel, suivi des dépenses et des recettes, organisation des réunions, circulation des informations, suivi et archivage des documents juridiques et divers.

• La commission « Animation et Com » assure la communication externe & organise les ateliers et les évènements.

Principales missions : Diffusion des actualités, réseaux sociaux, liens presse, gestion du planning des animations, liens avec les partenaires et intervenants extérieurs, logistique.

• La commission « Permanences » garantit le bon déroulement des permanences.

Principales missions : Formation des nouveaux.velles permanentes, gestion du planning, animation de réunions dédiées.

• La commission « Miammiam Glouglou » gère les stocks et garantit le respect des normes en vigueur.

Principales missions : choix et relations des fournisseurs, achat et gestion des stocks, affichages.

 

Outils de communication

Whatsapp pour la Collégiale et les permanents, Discord pour les commissions, mails pour les OJ et CR réunions.

Gestion des mails

La commission A&P répartit les mails dans les libellés, les laisse en “non lu”. 1 référent par commission consulte la boîte 1 fois par semaine & veille à faire un tri régulier.

Prise de décision  

La gestion des décisions par consentement est privilégiée. Si nécessaire, un vote à la majorité des présents peut avoir lieu.

 

L’OUVERTURE DU CAFÉ

 

Horaires :       

Chaque mercredi                        14h30 18h30

Chaque vendredi                         17h    21h

Deuxième samedi du mois           9h30  12h30

Hors vacances scolaires

 

Les horaires d’ouverture sont affichés à l'entrée, cependant ils peuvent varier en fonction de la disponibilité des bénévoles.

Des soirées et des évènements peuvent également être programmés en dehors de ces horaires.

L’ouverture du café est assurée par 2 « permanents » minimum, dont 1 « membre de la collégiale », selon un planning établi à l’avance.

Les permanents doivent payer leur consommation comme tout usager.

 

Les enfants de moins de 16 ans :

Ils sont accompagnés et sous la responsabilité de leurs parents.

L’apport de denrées depuis l’extérieur – les repas partagés sont possibles.

Le café se dégage de toute responsabilité quant aux denrées alimentaires apportées par les adhérent.e.s au sein du café, pour des repas ou pique-nique partagés, pour des jeunes enfants ou des personnes allergiques. Elles sont impérativement séparées des denrées proposées par le café, et ne doivent pas être stockées, distribuées, ou vendues par le café, sauf lors d’évènements spécifiques.

Il n’est pas possible d’apporter des boissons, alcoolisées ou non, venant de l’extérieur au sein du café associatif.

La vente de boissons alcoolisées

Elle est réservée aux seul.e.s adhérent.e.s. Il est exclusivement servi des boissons du premier et troisième groupe (18°C maximum). Les permanents se réservent le droit de ne pas servir de boissons alcoolisées en fonction de la situation. La vente d’alcool à emporter est interdite.

Droit à l’image

Les activités du café sont susceptibles d’être filmées ou photographiées, et ces images seront éventuellement mises en ligne sur Internet. Toute personne qui s’y oppose devra le faire savoir au moment de la prise de vue et auprès d’un·e membre de la collégiale. Les diffusions d’images ou de vidéo des adhérents ne doivent pas mettre en avant des individus et favoriser les prises de vue d’ensemble ou de groupe. Les diffusions sur internet sont faites par les membres de la commission « communication ».